Im Dezember 2009 veröffentlichte Cisco eine neue Gerätefamilie mit neuem, ergonomischem Design, verbesserter Benutzerfreundlichkeit, besserer Ausstattung und – aufgrund der Neuentwicklung – mit einer längeren Lebensdauer. Nach mehreren Gesprächen und ausgiebigen Tests wurde entschieden, den weiteren Rollout an der TU Wien mit dem IP Phone 8961 als Standard-Apparat durchzuführen.

Die Highlights des neuen Geräts sind ein geringerer Stromverbrauch trotz höherer Auflösung des Farb-Displays, ein USB-Anschluss, High-Definition Audio-Übertragung und ein Hörer mit modernem Design.

Zur Präsentation der neuen Apparate und der Funktionsweise bei Schulungen und Konfigurationsworkshops wurde ein eigener Demoraum eingerichtet. Zur Ausstattung gehören die derzeit verwendeten VoIP-Hardphones (8961, 7937G, 7942G) mit diversen Sonderkonfigurationen, ein PC für die Darstellung der Softphone-Anbindung und der Applikation sowie die diversen Wandhalterungen.

Wo: Freihaus, 2.OG, roter Bereich
Wann: Mittwoch zwischen 11:00 und 12:00
nur nach telefonischer Voranmeldung (58801- 42008)

Durch die Umstellung des Telefonsystems auf die VoIP-Anlage ergeben sich auch Änderungen zum derzeit verwendeten System. Im Auslieferungszustand wird dem Hardphone eine virtuelle Rufnummer – beginnend mit 799 – zugeordnet. Für jeden Nutzer wird im VoIP-System ein eigenes Profil angelegt und mit seiner Rufnummer verknüpft. Die Profile sind losgelöst vom physischen Apparat. Die Anmeldung erfolgt durch Eingabe von Benutzername und PIN am Hardphone. Standardmäßig ist dies auf Apparaten des Typs Cisco 8961 möglich. Eine Anmeldung an der Konferenzspinne, am Türeingangstelefon und an Torsprechstellen ist nicht möglich.

VoIP-Nebenstellen

Nachdem die Core-Komponenten voll in Betrieb und abgenommen waren, fand am 14. April der Rollout der ersten VoIP-Hardphones am Standort Engerthstraße 119 erfolgreich statt. Eine Woche später folgte die Favoritenstraße 16 und die Taubstummengasse 11. Am 19. Mai konnte ein weiterer Standort, die Wiedner Hauptstraße 76, in das neue Telefonsystem integriert werden. Es handelt sich dabei um kleine Standorte (< 20 Nebenstellen), die bis dato nicht am Telefonsystem der TU Wien angeschlossen waren und entweder durch eine lokale Telefonanlage oder nur am Diensthandy telefonisch erreichbar waren.

Analoge Nebenstellen

Für die Umstellung der analogen Nebenstellen ist die Installation eines Voice Gateways am jeweiligen Standort erforderlich. Mit Ende März konnten die ersten analogen Anschlüsse in den Gebäuden Treitlstraße, Operngasse, Bibliothek und Freihaus umgestellt werden. Im April folgten die Bibliothek und die Engerthstraße. Zeitgleich wurde die Installation der Voice Gateways fortgesetzt. Die Migration der analogen Anschlüsse kann unabhängig von den VoIP-Anschlüssen erfolgen und es ist unser bevorzugtes Ziel, diese Umstellung vor dem Rollout der großen TU Wien Standorte abzuschließen. Der tatsächliche Bedarf an analogen Anschlüssen wird in eigenen Konfigurationsgesprächen mit den einzelnen Organisationseinheiten erhoben.

Bei den bisher erfolgten Umstellungen traten in einzelnen Fällen Probleme auf. Die Ursache lag zumeist an den Einstellungen des Fax-Geräts. Im Rahmen der Umstellung erfolgt eine Kontrolle der Funktionalität durch ein Testfax.

Es sollten bereits vorab die folgenden Einstellungen kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.

• Tonwahl (MFV) statt Impulswahl am Endgerät (z. B. Fax) einstellen.
• Super G3 ausschließen – dazu den Error Correction Mode (ECM) ausschalten oder die Datenübertragungsrate reduzieren, da sonst Übertragungsfehler auftreten können.

Die geänderte Amtsholung mit 0 anstatt 02 gilt auch für die analogen Anschlüsse. Nach erfolgter Migration auf die VoIP-Anlage ist daher auch die Anpassung der Amtsholung am Faxgerät (z. B. im Kurzwahlspeicher) notwendig. Zusätzlich werden die Rufnummern der Türeingangstelefone (700xxx bis 702xxx) und Hörsäle (703xxx bis 705xxx) aus dem Rufnummernbereich des Instituts herausgelöst.

Teil der TUphone-Telefonanlage ist das neue Verrechnungssystem NTWcount. Dieses System wird bereits für die Erstellung der Kostenmitteilung der gesamten Verbindungsentgelte der TU Wien verwendet, wodurch sich das Design der Kostenmitteilung etwas verändert hat.

Für die monatlichen Statistiken gibt es während der Umstellungsphase zwei Quellen. Die Statistiken für alle Apparate auf der alten Telefonanlage kommen nach wie vor aus dem alten Verrechnungssystem. Die Statistiken für Apparate, die sich schon im neuen Telefonsystem befinden, werden bereits über NTWcount erstellt. Dadurch werden einer Organisationseinheit, die Nebenstellen auf beiden Systemen hat, pro Monat zwei getrennte Berichte zugestellt.

Die quartalsweise Kostenmitteilung für beide Systeme sowie die Abbuchung der Entgelte über SAP – einen Monat nach Verschicken der Mitteilung – erfolgen gemeinsam.

Rolle des TUphone-Freigabeberechtigten

Der TUphone-Freigabeberechtigte einer Organisationseinheit stellt für den ZID den Ansprechpartner in allen TUphone-Agenden dar. Innerhalb seines Instituts koordiniert er die TUphone-Anliegen aller Mitarbeiter, gibt sie dem ZID mittels Eingaben in einem vordefinierten Interface bekannt bzw. genehmigt die von den Mitarbeitern selbst gestellten Anträge.

Wer ist TUphone-Freigabeberechtigter
der Organisationseinheit?

TUphone-freigabeberechtigt ist jedenfalls der Leiter einer Organisationseinheit. Dieser kann die Rolle des TUphone-Freigabeberechtigten an Mitarbeiter delegieren: Formular „Stammdatenblatt eines TUphone-Freigabeberechtigten“, (www.zid.tuwien.ac.at/TUphone_Stammblatt.pdf).

Die TUphone-Freigabeberechtigung ist eine an eine bestimmte Organisationseinheit gebundene Funktion, d. h. beim Wechsel eines TUphone-Freigabeberechtigten zu einer anderen Organisationseinheit erlischt die Berechtigung.

TUphone und TISS sind zwei sehr große und auch richtungsweisende Projekte für die TU Wien, beide unter anderem mit dem Auftrag, den Mitarbeitern der TU Wien Services zur Verfügung zu stellen, durch innovative und einfach zu handhabende Funktionen einen Mehrwert für alle Mitarbeiter zu generieren und auch administrative Abläufe für jeden Einzelnen zu vereinfachen. Die Integration der beiden Systeme herbeizuführen ist der logische Schluss und garantiert der TU Wien eine langfristige und flexible Lösung.

In den ersten Monaten des gemeinsamen Projektverlaufs hat sich die Zusammenarbeit der beiden Projektteams und die gegenseitige Unterstützung während des Integrationsprozesses als äußerst konstruktiv, produktiv und zielführend erwiesen. So konnten erste Meilensteine der Integration bereits erfolgreich gemeistert werden. TISS stellt in der aktuellen Phase des TUphone-Projekts vornehmlich unterstützende Funktionen zur Dokumentation der Benutzerkonfigurationen für die Rollout-Prozesse zur Verfügung und fungiert bereits als Bindeglied zum Verrechnungssystem NTWcount. In den kommenden Monaten wird die Integration intensiv vorangetrieben und Schritt für Schritt um Funktionen erweitert werden, vornehmlich zur Unterstützung der Administration, schließlich aber auch für die Endbenutzer selbst.

Web: www.zid.tuwien.ac.at/kom/telefonie/tuphone/

Bei Fragen oder Problemen zum TUphone-Projekt, zur Anmeldung zum Demoraum:

Hotline: (01) 58801 - 42008 (8:00 bis 17:00)
E-Mail: help@zid.tuwien.ac.at