ZIDline
TISS – Neue Workflows für Studienabschlüsse und den Zeugnisdruck
Andreas Böhacker, Ronald Steininger, Andreas Knarek, Monika Suppersberger, Wolfgang Kleinert

Nicht nur die Integration der bestehenden Services und Systeme der TU Wien zu einer einheitlichen Daten- und Servicebasis sondern auch die Konzeption und Entwicklung neuer Funktionen ist Teil des Projekts TISS. Auf dem Weg zur Gesamtlösung begegnet TISS immer wieder veralteten Abläufen, die nun mit Hilfe moderner Software effizienter gestaltet werden.

Neben der Entwicklung des neuen TU Adressbuchs, über das in der letzten Ausgabe der ZIDline bereits ausführlich berichtet wurde, der Implementierung zusätzlicher Features sowie der laufenden Erarbeitung neuer Konzepte zur Erweiterung der Funktionalität bis zur vollständigen Ablöse der White Pages hat sich TISS in den vergangenen Monaten auch mit der Entwicklung neuer Systeme befasst. Mit veralteten Abläufen und langjährigen Problemen wird aufgeräumt und so eine deutliche Arbeitserleichterung für Mitarbeiter erreicht. Eines der TISS-Projekte, durch das die TU Wien mit dem Einsatz neuer Technologien wieder einmal eine Vorreiterrolle einnimmt, beschäftigt sich mit mobilem Gebäudesicherheitsmanagement und wird ausführlich in einem gesonderten Artikel auf Seite  dieser Ausgabe dargestellt. Zwei weitere Teilsysteme, die vor allem für Mitarbeiter eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich bringen, aber auch für Studierende mehr Komfort und Flexibilität bieten, sollen in diesem Artikel vorgestellt werden.

Studienabschlüsse – TISS STAB

Mit dem Ziel, die Abwicklung von Studienabschlüssen zu verbessern und zu automatisieren, wurde im Sommer 2006 vom damaligen Vize-Studiendekan Dr. Heinrich Pangratz ein Projekt zur Entwicklung einer entsprechenden Softwarelösung für das Dekanat der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik ins Leben gerufen. Nach der Analyse aller Studienpläne und der zugehörigen Abläufe zur Abwicklung der Abschlüsse, konnte in enger Zusammenarbeit mit DI Edmund Dvorak, dem Leiter der ADV-Abteilung des ZID, ein passendes Datenmodell entwickelt werden. Beginnend mit einem ersten Prototypen für das Dekanat wurden in mehreren iterativen Schritten neue Funktionen hinzugefügt, die Benutzbarkeit der Software optimiert und die Abschlussdokumente aktualisiert. Die in einem weiteren großen Schritt geschaffene Web-Applikation für die Studierenden erlaubt eine Voranmeldung zu Studienabschlüssen inklusive einer initialen Zuordnung der absolvierten Lehrveranstaltungen zum Studienplan und ersetzt somit die Anmeldebögen aus Papier.

Im Sommer 2008 fiel dann die Entscheidung, die für die Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik entwickelte Software im Rahmen des TISS auch den anderen Fakultäten der TU zugänglich zu machen und für deren spezifische Bedürfnisse bei der Abwicklung der Studienabschlüsse zu erweitern bzw. anzupassen. In Besprechungen mit den Dekanen, Studiendekanen und Mitarbeitern der Dekanate hat sich gezeigt, dass trotz der oftmals gravierenden Unterschiede bei den verwalteten Studienplänen die Abläufe in den einzelnen Dekanaten doch sehr ähnlich sind: Die Anmeldung beginnt mit dem Ausfüllen eines Papierformulars durch die Studierenden, welches zumindest die persönlichen Daten, die absolvierten Lehrveranstaltungen entsprechend dem Studienplan und, falls notwendig, auch die Daten der Abschlussarbeit enthält. Die Studierenden bringen das Papierformular und die notwendigen Zeugnisse ins Dekanat, wo alle Daten und Zuordnungen durch die Mitarbeiter manuell überprüft werden müssen. Abhängig vom Studienplan werden die Studierenden zu Abschlussterminen zusammengefasst und für kommissionelle Prüfungen eingeteilt. Listen mit den gebildeten Kommissionen sind für die Studierenden, Prüferinnen und Prüfer sowie die Vorsitzenden zu erstellen und zu veröffentlichen bzw. zu versenden. Nachdem alle Prüfungen absolviert wurden, müssen die entsprechenden Notenmittelwerte der einzelnen Prüfungsfächer oder Module berechnet, die Gesamtbeurteilung ermittelt und zusammen mit den persönlichen Daten der Studierenden in die Abschlussdokumente eingefügt werden. Letztendlich werden die Studienabschlüsse mittels Prüfungsbeleg an die Studien- und Prüfungsabteilung übermittelt und Kopien aller Abschlussdokumente im Dekanat abgelegt.

Basierend auf diesen einheitlichen Abläufen und den in den Gesprächen identifizierten Bedürfnissen der einzelnen Dekanate und Studienpläne, wurde mit der Erstellung eines ersten Prototypen von TISS STAB (STudienABschlüsse), der in allen Dekanaten der TU eingesetzt werden kann, begonnen. Wie wir in der letzten ZIDline (Dezember 2008) berichtet haben, konnte bereits im Wintersemester 2008/09 mit dem Testbetrieb in ausgewählten Dekanaten begonnen werden.

Mittlerweile ist die erste Version der Software zur Abwicklung der Studienabschlüsse in allen Dekanaten der TU im Einsatz, teilweise noch im Testbetrieb, in einigen Dekanaten aber auch schon im Produktivbetrieb. Natürlich sind die Anpassung der Abläufe und der Einsatz einer neuen Software mit Zeit- und Lernaufwand für die Mitarbeiter der Dekanate verbunden. Der produktive Einsatz in den einzelnen Dekanaten erfolgt daher erst dann, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den veränderten Abläufen und Mechanismen ausreichend vertraut sind. Doch der Einarbeitungsaufwand wird durch einige praktische neue Funktionen schnell relativiert:

  • Die Überprüfung aller an der TU ausgestellten Zeugnisse kann entfallen. Die Berechnung der Notenmittelwerte der einzelnen Prüfungsfächer und die Ermittlung der Gesamtbeurteilung erfolgen automatisch.
  • TISS STAB unterstützt die Mitarbeiter der Dekanate bei der Bildung von Prüfungssenaten und der Abwicklung der kommissionellen Abschlussprüfungen. Die Benachrichtigung der Studierenden, der Prüferinnen und Prüfer und der Vorsitzenden sowie die Verteilung der Unterlagen können auf Wunsch per E-Mail erfolgen.
  • Der Abschluss eines Studiums muss nicht mehr mit einem Prüfungsbeleg erfasst werden, sondern wird per Knopfdruck an die Studien- und Prüfungsabteilung übermittelt.
  • Alle für die internen Abläufe benötigten Dokumente (z. B. Absolventenlisten, Diplomarbeitslisten, Prüfungseinteilungen etc.) und die an die Studierenden auszuhändigenden Dokumente (z. B. Abschlusszeugnisse, Bescheide, Diplome etc.) werden automatisch erstellt, ausgedruckt und gleichzeitig zentral archiviert. Letzteres soll u. a. zu einer deutlichen Reduzierung der Papierarchive in den Dekanaten führen.
  • Für die Abwicklung von Abschlussfeiern (Sponsionen) können die notwendigen Diplome und Urkunden der teilnehmenden Studierenden und verschiedene Listen zur Durchführung der Feiern erstellt werden.
  • Zahlreiche Statistikfunktionen erlauben u. a. die Erstellung von Tabellen mit den Daten der Absolventen oder das Ranking der Studierenden basierend auf deren Abschlussnoten.

Das Continuing Education Center der TU zählt mittlerweile auch zu den Benutzern von TISS STAB. Durch den engagierten Einsatz von Prof. Bob Martens und seinem Team ist es in kürzester Zeit gelungen, die Software für die Studien und Lehrgänge des CEC zu erweitern. Dank der einfachen und klar strukturierten Studienpläne kann das Weiterbildungszentrum besonders gut von den Automatismen der neuen TISS-Software profitieren.

In Zusammenarbeit mit dem Vizerektor für Lehre, den Studiendekanen, der Rechtsabteilung und den Mitarbeitern der Dekanate ist es gelungen, einheitliche Bescheide und Abschlusszeugnisse für alle Fakultäten zu erstellen. Zusätzlich wird gegenwärtig an neuen Entwürfen für die Diplome gearbeitet, um diesen repräsentativen Dokumenten ein moderneres und an das Corporate Design der TU angepasstes Layout zu geben. Außerdem werden in Kürze allen Studierenden beim Abschluss auch Diploma Supplements direkt in den Dekanaten ausgestellt.

Das TISS-Team erhält durch die intensive Beschäftigung mit den derzeit gültigen Studienplänen und den zugehörigen Abläufen in den verschiedenen Dekanaten sowie durch die Gespräche mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wertvolle Informationen und Vorschläge für die Entwicklung eines neuen Studienplanmodells. Dieses neue Modell soll alle bisherigen Studienpläne abbilden können, aber auch gleichzeitig ein Framework für die Erstellung neuer Studienpläne bieten. In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass Anpassungen an bestehenden Studienplänen und die Einführung neuer Studienpläne in immer kürzeren Abständen erfolgen. Daher sind eine Optimierung der Abläufe und die Entwicklung von Software zur Unterstützung dieser Abläufe dringend notwendig, um die schnelle und effiziente Einbindung neuer Studienpläne in den Studienbetrieb zu ermöglichen. Eine verbesserte Darstellung der Studienpläne und eine Verknüpfung mit den Prüfungsdaten sollen sicherstellen, dass die Studienpläne leichter verständlich sind und die Studienfortschritte sowohl für die einzelnen Studierenden als auch für die Mitarbeiter in den Dekanaten jederzeit leicht ersichtlich sind.

Student Self Service

Neben der vereinfachten Abwicklung von Abschlussprüfung sorgen noch weitere, neue Services für die Entlas-tung der Mitarbeiter und für mehr Komfort und Flexibilität für Studierende. Dem Ziel, die Abläufe in der Studienabteilung für Mitarbeiter und Studierende zu verbessern, ist TISS mit der Entwicklung der ersten Student Self Services einen großen Schritt näher gekommen. Diese Services bieten derzeit den Selbstausdruck von Einzel- und Sammelzeugnissen sowie auch z. B. der Bestätigung laut Familienlastenausgleichsgesetz (FLAG) an. Studierende können auf diese Dokumente nun bequem von zu Hause oder von jedem beliebigen Zugang aus zugreifen, als PDF herunterladen und bei Bedarf ausdrucken. Für die Mitarbeiter der Studienabteilung bedeutet dies, mehrere Zehntausend Bestätigungen und bis zu 150.000 Zeugnisse pro Jahr weniger ausdrucken und kuvertieren zu müssen. Für Studierende entfällt der Weg in die Studienabteilung, das Warten auf die Post, aber auch die Gebühren für das Ausstellen eines Duplikats in dem Fall, dass ein Zeugnis verloren geht oder versehentlich im Altpapier landet. Sämt-liche Dokumente, egal ob Bestätigungen oder Zeugnisse, werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Der Zugriff erfolgt über einen Link in TUWIS++, der auf die entsprechende Seite des Services in TISS führt. Um den Anwendern einen zusätzlichen Anmeldevorgang zu ersparen, wurde nun auch TUWIS++ an das TU Portal angebunden, das mittels SingleSignOn den Zugang zu mehreren Anwendungen nach einmaligem Login ermöglicht.

Da mit diesem Service nun alle Zeugnisse und Bestätigungen über das Web verfügbar sind, wird natürlich auch sichergestellt, dass kein unbefugter Zugriff auf diese Dokumente erfolgen kann. Da die bisherigen Echtheitsmerkmale, Stempel, Unterschrift und im Falle von Einzel-zeugnissen auch ein spezielles Papier, durch den Selbstausdruck entfallen, muss es aber vor allem für Behörden wie beispielsweise das Finanzamt die Möglichkeit geben, die Echtheit des Dokuments zu prüfen. Um beiden Anforderungen gerecht zu werden, wird für jedes Dokument ein 25-stelliger Hashcode, zusammengesetzt aus Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben, generiert, der zur eindeutigen Identifizierung verwendet und als Teil einer URL auf das Dokument gedruckt wird. Über diese URL ist der Zugriff auf das Originalfile ohne vorherige Authentifizierung möglich. Ein Beispiel für ein Einzelzeugnis (die URL des Musterzeugnisses ist ungültig) ist in Abbildung 1 zu sehen, ein Musterexemplar eines Sammelzeugnisses in Abbildung 2.

Ein kleines Rechenbeispiel soll veranschaulichen, weshalb es beinahe unmöglich ist, durch Zufall (gewollt oder ungewollt) einen vergebenen Code zu erraten und damit unbefugten Zugriff auf ein Zeugnis oder eine Bestätigung zu bekommen  (alle Zahlen  sind Annahmen, die teilweise sehr großzügig aufgerundet wurden): Auf Grund der Zusammensetzung des Codes ergeben sich ca. 6,453·1044 mögliche Kombinationen ((10+26+26)25) der Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben. Geht man davon aus, dass pro Jahr etwa 5.000 neue Studierende an der Universität zugelassen werden, für die im Laufe ihres Studiums ca. 2000 solcher Dokumente ausgestellt werden, ergibt das eine Anzahl von 10.000.000 Dokumenten pro Jahr. Wird nun ein fiktiver Beobachtungszeitraum von 1.000  Jahren angenommen, so kommt man auf eine Zahl von 10.000.000.000  Dokumenten – also 1,0·1010. Selbst über diesen langen Zeitraum betrachtet, würde nur jeder 6,453·1034-te Code ein gültiges Dokument adressieren. Nimmt man nun an, dass ein Angreifer auf das System 1.000.000 Codes pro Sekunde ausprobieren könnte, würde er statistisch gesehen über 2,046·1021 Jahre benötigen, um einen einzigen gültigen Code zu erhalten. Selbst wenn der Angreifer aus irgendeinem Grund rund die Hälfte der 25 Stellen eines gültigen Codes wüsste, würde es statistisch betrachtet mit der obigen Abfragegeschwindigkeit 1,023·108 Jahre andauern, bis durch das Ausprobieren von allen möglichen Kombinationen das entsprechende Dokument gefunden werden würde.

Man kann daher sagen, dass schon alleine die enorm hohe Anzahl von möglichen Codes das System bereits sehr sicher macht. Zusätzlich wird aber natürlich auch verhindert, dass jemand überhaupt in die Lage kommt, viele verschiedene Codes auszuprobieren. Dazu wird ein Mechanismus implementiert, der ab einer gewissen Anzahl von abgefragten ungültigen Codes den Zugang für die IP-Adresse des Angreifers für eine gewisse Zeit sperrt.

Da man aber auch die Möglichkeit in Betracht ziehen muss, dass ein Zeugnis auf Grund unglücklicher Umstände in falsche Hände gerät und das Originaldokument durch Veröffentlichung des Codes von jeder beliebigen Person abgerufen werden könnte, wurden zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um unbefugte Zugriffe zu verhindern. Die Anzahl der tatsächlich erfolgen Aufrufe – und damit ein Indikator für einen möglichen Missbrauch – ist für den Studierenden jederzeit ersichtlich. Der Student hat unabhängig von der Anzahl der Zugriffe die Möglichkeit, die Online-Validierung eines Dokuments über die URL gänzlich zu deaktivieren und auch wieder zu aktivieren. Weiters kann bei Bedarf ein neuer Hash-code generiert werden, wodurch das ursprüngliche Dokument zwar weiterhin gespeichert, aber von außen nicht mehr zugänglich ist. Zu bedenken ist dabei aber, dass jeder Studierende insbesondere bei einer Bestätigung des Studienerfolgs für eine öffentliche Behörde wie das Finanzamt sicherstellen sollte, dass eine Online-Validierung für den in Frage kommenden Zeitraum möglich ist.

Der 25-stellige Code ist für die Eingabe in die Adressleiste eines Browsers allerdings ziemlich umständlich. Aus diesem Grund wird auf jedem Dokument zusätzlich zu der URL auch ein zweidimensionaler Barcode angezeigt, der die URL codiert. Der Barcode richtet sich nach dem QR-Code Standard (QR steht für quick response, schnelle Antwort) aus dem Jahre 1994. Für die Auswertung des Codes gibt es mittlerweile sehr viel Software, sowohl für Mobilfunkgeräte mit integrierter Kamera als auch für PCs und Notebooks mit Web-Cams. Ein einfacher Klick am Handy oder PDA kann damit ausreichen, um für eine Überprüfung der Daten das Originaldokument vom TISS-Server abzurufen.

Noch im Sommersemester 2009 sollen neben den Einzel- und Sammelzeugnissen sämtliche Bestätigungen, wie das Studienblatt, die FLAG-, die Studienerfolgs-, die Studienzeit-, die Studien- und die Fremdenstudien-Bestätigung online über TISS zum Selbstausdruck für Studierende zur Verfügung stehen.

Ausblick

In den kommenden Monaten werden schrittweise weitere Teile von TISS sichtbar werden, wobei vor allem Fachabteilungen der TU Wien von neuen Systemen, Services und integrierten Lösungen profitieren werden. Iterative Entwicklung von Prototypen unter regelmäßiger Abstimmung und Prüfung durch die betreffenden Mitarbeiter werden zur Ergänzung und Erweiterung des Fachkonzepts und vor allem auch zu maßgeschneiderten Lösungen führen. Der Schwerpunkt wird dabei auf der Ablöse von Altsystemen liegen, aber gleichzeitig werden auch weiterhin kleinere, neue Teilsysteme entwickelt, die als moderne Hilfsmittel zur Entlastung der Mitarbeiter beitragen werden.

Aber auch für Studierende werden schon bald weitere Services in TISS aufgehen. Mit der Integration der Diplomarbeitsbörse, die bisher vom TU Career Center gehostet wurde, erhalten Studierende weiterhin einen schnellen Überblick über angebotene Diplomarbeiten. Von der Überarbeitung, Neugestaltung und schrittweisen Erweiterung der bisherigen Funktionen werden nicht zuletzt auch Mitarbeiter profitieren.

In der kommenden Ausgabe der ZIDline wird TISS wieder über aktuelle Entwicklungen und Ergebnisse berichten. Bis dahin werden auch Zwischenberichte über den Projektfortschritt für Informationen aus erster Hand sorgen.

Für Feedback, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge steht das TISS-Team natürlich weiterhin per E-Mail an feedback@tiss.tuwien.ac.at oder über das Kontaktformular zur Verfügung.