Bisher nahmen nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Wien die E-Mail-Dienste des ZID oder institutseigener Mailserver in Anspruch. Auch die Zuordnung der generischen Adresse zu einer Zustelladresse war nicht immer gegeben. Etwa ein Viertel des Personals der TU Wien hatte keine Zustelladresse und war daher nicht über eine generische E-Mail-Adresse erreichbar.

Durch die Einführung des SAP Moduls ESS – Employee Self Service – für das Reisemanagement (weitere Applikationen wie Urlaubs- und Krankenstandsmeldung sollen folgen) wurde es notwendig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hausintern per E-Mail verständigt werden können.

Im April 2009 wurde für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalstand der TU Wien, die keine E-Mail Zustelladresse hatten, vom ZID eine Mailbox vorbereitet.

Seither erhalten auch alle neu im Personalstand aufgenommenen Personen automatisch eine Mailbox vom ZID, sofern sie im Adressbuch nicht schon eine Zustelladresse eingetragen haben. Insbesondere haben Tutoren meist schon eine Mailbox über ihren Studenten-Account.

Diese Mailbox muss durch Setzen eines Passwortes (Passwort-Änderung) aktiviert werden. Da dafür das TU-Passwort benötigt wird, werden die Adressmanager des jeweiligen Institutes bei Bedarf per E-Mail gebeten, dem neuen Mitarbeiter ein TU-Passwort anzulegen.

Die Mailbox ist – zur Vermeidung von SPAM – vorerst nur innerhalb der TU Wien erreichbar. Über „E-Mail Einstellungen“ im Adressbucheintrag kann diese jederzeit in eine weltweit erreichbare Mailbox umgewandelt werden. Dies geschieht, indem man die Spalte „SPAM-Level ignorieren“ für die entsprechende Zustelladresse leer lässt oder einen entsprechenden Wert > 0 (mindestens 6 empfohlen) einträgt.

Der Account für die Mailbox wird im Account Management System geführt und ist bis 2 Monate nach dem Ausscheiden aus dem Personalstand gültig.

Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Wien sind eindeutige generische E-Mail-Adressen der Form

Vorname.[Mittelteil.]Nachname@tuwien.ac.at

eingerichtet. Derartige E-Mail-Adressen (vgl. Mail-Adressierung) gibt es schon seit einiger Zeit für Studierende und Alumni (@student.tuwien.ac.at bzw. @alumni.tuwien.ac.at). Während die Adresse für Mitarbeiter automatisch vergeben wird, ist sie für Studenten und Alumni wie bisher optional.

Bei Namensgleichheit wird als Mittelteil standardmäßig der zweite Vorname oder das Kurzzeichen der Organisationseinheit eingetragen. Über „Mail Alias“ im Authentifizierungsportal kann der Mittelteil geändert bzw. hinzugefügt werden. Der Mittelteil ist für alle Rollen einer Person – Mitarbeiter, Student, Alumni – einheitlich.

Die bisherigen generischen E-Mail-Adressen der Form Vorname.[Vorname2.]Nachname+Abteilung@tuwien.ac.at für Personen im Personalstand vor der Einführung der automatischen Mailboxen bleiben weiterhin bestehen. Anders als bei diesen Adressen ändert sich die neue generische E-Mail-Adresse bei einem Namenswechsel, etwa durch Verehelichung, nicht automatisch, damit publizierte Mail-Adressen weiterhin gültig bleiben. Jedoch kann im Fall eines Namenswechsels über „Mail Alias“ im Authentifizierungsportal die Änderung in die generische E-Mail-Adresse übernommen werden.

Generische Adressen bleiben bis ein Jahr nach dem Ausscheiden aus dem Personalstand gültig und werden danach 6 Monate gesperrt, bevor sie an eine andere Person vergeben werden. Alumni Aliase werden gelöscht, wenn keine Zustelladresse mehr vorhanden ist, Studenten- und Mitarbeiter-Aliase nach dem Ausscheiden.

Als Zustelladresse für die generische Adresse von Mitarbeitern wird vorzugsweise die bei der Zustellorganisation im Adressbuch eingetragene Adresse genommen. Fehlt diese, wird auf allfällige bei anderen Instituten eingetragene Zustelladressen zurückgegriffen. Gibt es auch die nicht, wird nach einem gültigen Mail-Account am ZID gesucht, etwa die oben beschriebene automatisch eingerichtete Mailbox. Sollte auch die fehlen, wäre, so vorhanden, die Studenten-Mailadresse die letzte Option.

Für Studenten- und Alumni-Aliase wird wie bisher die im Adressbuch bei der Studentenrolle eingetragene Zustelladresse herangezogen.

Allen automatisch eingerichteten Mailboxen wird eine Zustelladresse der Form username@mail.tuwien.ac.at zugeordnet. username wird nach einem bestimmten Algorithmus aus Vor- und Nachname generiert und ist zugleich Benutzername für den E-Mail-Abruf. Der Abruf kann wahlweise über das POP3- oder IMAP-Protokoll erfolgen, muss aber verschlüsselt (SSL/TLS) sein. Als Posteingangs-Server als auch als Postausgangs-Server (SMTP) ist „mail.zserv.tuwien.ac.at“ anzugeben. Die SMTP-Funktion steht auch von außerhalb des TUNET zur Verfügung, muss dann aber ebenfalls über Authentifizierung mit Benutzernamen, Verschlüsselung (TLS) und Port 587 erfolgen. Für den Fall, dass kein eigener E-Mail-Client verwendet werden kann, wird auch ein Webmail-Interface angeboten. Jedem Mail-Account stehen 2 GB an Speicherplatz zur Verfügung (vgl. Mailbox-Service des ZID).

Die Einrichtung von Weiter- und Umleitungen, Filtern und Abwesenheitsnotizen kann ebenfalls über ein Web-Interface vorgenommen werden (vgl. "Mail-Filter und Auto Reply").