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Frequently Asked Questions Mail, Routing, Spam

FAQ Kategorie Mail

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Wie kann ich einen Weit.Mitarb. eines FWF-Projektes in einen Projektass.(FWF) ändern?

Wenn der Mitarbeiter einen Beginn des Dienstverhältnisses vor dem 1.1.2004 hatte, ist dies nicht möglich, da erst danach angestellte Mitarbeiter von FWF-Projekten von der Personalabteilung für wissenschaftliches Personal verwaltet/registriert werden. Die Funktionsbezeichnung "Projektass.(FWF)" leitet sich ausschließlich aus dem Datenbestand der Personalabteilungen ab und kann auch nicht vom ZID individuell gesetzt werden.

Bei später eingetretenen Mitarbeitern ist eine Meldung an die Personalabteilung notwendig/möglich und die Wiedergabe in der Rubrik "Projektass.(FWF)" ergibt sich automatisch.

Kann für eine Personengruppe eine E-Mail Verteilerliste erstellt werden?

Als Adressmanager kann man über das TISS Adressbuch im Eintrag der Organisationseinheit (ganz unten) "E-Mail Verteilerlisten" wählen. Die Funktionen (z.B. die wohlbekannten, wie LeitungSekretariatAdressmanager, ...) oder z. B. auch eine neu generierte Arbeitsgruppe können dann als Mailverteiler verwendet werden, indem man eine Mail an 

Verteilername+Exxx@tuwien.ac.at

schickt, die dann an sämtliche Personen einer Organisationseinheit, die dieser Funktion zugeordnet sind, verteilt wird. Voraussetzung ist die Eindeutigkeit dieser E-Mailadresse sowie das Vorhandensein von (ev. mehreren) Mailzustelladressen oder Inhaberpersonen.

Mailinglisten und Mailverteiler

Eine früher vorhandene Funktion (z.B. dekan+e350) scheint weder in den White Pages auf, noch ist sie per E-Mail erreichbar.

Ursache ist vermutlich die fehlende bzw. gelöschte Zuordnung der Funktion zu den Personen durch die Verwaltung.

Rollen - außer die vom ZID verwalteten Rollen 'Leitung', 'Adressmanager', 'Freigabeberechtigter', 'IT-Kontaktperson', 'TUNET-Kontaktperson' und 'TK-Kontaktperson' - werden entfernt, wenn sie vollständig leer sind. Also weder Personen, Webadressen, Mailadessen oder weitere Informationen erhalten. Derzeit werden aus den Daten der Verwaltung nur die Funktionen 'Sekretariat' und 'Vorstand' zur Bestückung von Rollen herangezogen.

D.h. der Funktionseintrag war, nachdem der oder die Inhaber entfernt wurden, ohne weitere Eintragungen, wodurch die Funktion automatisch entfernt wurde (damit auch die allgemeine Mailadresse, die auch dann entfernt worden wäre, wenn weder Inhaber noch im Feld "Mail Zustelladressen" eine Eintragung vorhanden gewesen wären).

Was bedeutet dann folgende Aussage in den Erläuterungen: 'Die Funktionen "Sekretariat", "Leitung", "Vorstand" und "Adressmanager" werden automatisch angelegt, und können von Adressmanagern am Institut bearbeitet werden.'?

Ändern kann der Adressmanager im Falle der genannten Funktion zwar die Felder "Weitere Telefone", "Fax", "Web", ..., nicht jedoch die Liste der Inhaber! Im Falle des Sekretariats, Vorstandes und der Leitung gibt die Inhaber die Personaladministration vor. Bei der Adressmanagerfunktion kann dies die Organisationseinheit via TISS selbst verwalten.

Die Funktionen "Sekretariat" und "Vorstand" sind im Gegensatz zur "Leitung" nicht für alle Formen der Organisationseinheiten verfügbar und werden in der Änderungsmaske als "löschbar" angezeigt. Allerdings wird die Funktion automatisch wieder durch den nächtlichen Gesamtimport wieder hergestellt, sofern es Inhaber für diese Funktion gibt. Sollte die Funktion einmal nicht mehr besetzt sein, bleibt die Löschung bis auf weiteres aufrecht.

Wieso erhalten Stellvertreter keine E-Mails an den Institutsvorstand bzw. an die Leitung?

Die Stellvertreter nicht automatisch als weitere Inhaber der Leitungsfunktion eingetragen. Ein Adressmanager kann zwar nicht die Inhaberliste ändern (mit bleibender Wirkung), aber über das Attribut "Mail Zustelladressen" kann die E-Mail-Weiterleitung gezielt gesteuert werden. Dort kann nämlich eine beliebige Liste von Zustelladressen angegeben werden, also die Adresse der tatsächlichen Leitungsperson und zusätzlich jene der Stellvertretungspersonen.

Z.B.: Inhaber ist Gerhard Huber, Stellvertreter sind Peter Gruber und Walter Müller:

 Mail: gerhard.huber@tuwien.ac.at,peter.gruber@tuwien.ac.at,walter.mueller@tuwien.ac.at

Diese Art der Eintragung ist auch gegen Institutstransfer resistent und hat den Vorteil (gegenüber ev. einer Institutszustelladresse), dass sie durch den vollständigen Namen die Person eindeutig (zumindest in diesem Kontext) identifiziert. Wenn aber Gefahr besteht, dass diese Namen ev. mehrfach vorkommen könnten, ist die volle Qualifizierung der Generischen Form oder überhaupt die Zustelladresse (auf Kosten der Identifizierbarkeit) vorzuziehen:

 Mail: gerhard.huber@tuwien.ac.at,peter.gruber@tuwien.ac.at,walter.mueller@tuwien.ac.at

Hier muss man aufpassen, dass die generische Adresse auch wirklich existiert, andernfalls bekommen zwar die anderen Personen die Nachricht, aber der Absender erhält ebenfalls eine Fehlermeldung des Mailsystems und kann u.U. aufgrund dessen nicht einfach feststellen, ob alle bzw. wer diese Nachricht nicht bekommen hat.

Wieso ist der Stellv. des Institutsvorstandes hinter etwaigen Personen in Leiter-Funktion gereiht?

Es ist aufgrund der von der Univ.Verwaltung übermittelten Daten nicht entscheidbar, zu welcher Funktion die Funktion "Stellv." zugehörig ist. Daher ist "Stellv." hinter den primären Leitungsfunktionen gereiht, um nicht fälschlicherweise einen Stellv. einer niedrigeren Position über den dazugehörigen Leiter selbst zu positionieren.

Wieso gibt es beide Funktionen, nämlich "Leiter" und "Leitung". Was ist dann die Funktion "Vorstand"?

Die Funktion "Leiter" ist eine von der Verwaltung vergebene Funktionsbezeichnung (siehe http://www.tuwien.ac.at/ud/pers/instpers.html), wobei Leiter sich auf eine Abteilung und die Leitung auf das gesamte Institut bzw. die entsprechend übergeordnete Organisationseinheit bezieht.

Nur in Fällen, wo die Funktion "Leiter" einer Abteilung vom Vorstand des Instituts bzw. Leiter der Organisationseinheit bekleidet wird, sind auch die Namen der Funktionsinhaber die gleichen.

Die "Leitung" ist eine künstliche Funktion, die im ZID-Datenbestand unter Zuhilfenahme der obigen URI der Univ.Verwaltung die leitende Person einer Organisationseinheit widerspiegeln sollte (sofern bekannt bzw. eindeutig feststellbar). Damit ist ein einheitliches Feststellen der Leitungsperson bzw. Adressierung via E-Mail (leitung+Exxx@tuwien.ac.at), unabhängig von der Art der Organisationseinheit möglich.

Die Funktion "Vorstand" ist eine nicht generell in allen Org.Einh. vorzufindende Funktion. Diese enthält zum einen die als Vorstand in der Personalabteilung bekannte Person als Inhaber, kann aber zusätzlich vom Adressmanager um weitere Personen ergänzt werden.  Ein Institut hat hier so die Möglichkeit, einfach mehrere Personen zu deklarieren, also z.B. entsprechende Vertreter eines Insitutsvorstandes anzugeben.

Ein Adressmanager kann die Funktion "Vorstand" zwar löschen,  solange jedoch eine Person seitens der Personalabteilung die Funktion des Vorstandes inne hat, wird diese Funktion im Zuge des täglichen Datenabgleichs immer wieder neu angelegt!

 

Die Funktion Leitung ist nicht oder von der falschen Person besetzt. Wie kann man dies ändern?

Diese künstliche Funktion, die der ZID für die einheitliche Adressierung der Leitung einer beliebigen Organisationseinheit anbietet, ist abhängig von äquivalenten Leitungs-Funktionen, die die Personalabteilung für Personen einträgt (festgelegt werden sie mitunter durch den Rektor, die Univ.Direktion). Die aktuelle Zuordnung, die sich aus TUWIS - von der ADV-Abteilung zur Verfügung gestellt - ableitet, ist unter http://www.tuwien.ac.at/ud/pers/institute.html ersichtlich.

Erst wenn die Personalabteilung für die jeweilige Person eine aus der Personalabteilung stammende Funktion wie "Leiter", "Leiterin", "Bibl.Direktor", "Studiendekan", "Dekan", "Vorstand", "Vorsitz" o.ä. festlegt, ist auch die entsprechende Zuordnung zur Funktion "Leitung" gegeben.

Woher kommen die Funktionszuordnungen bei der Organisationseinheitsübersicht?

Die Funktionen und deren Bezeichnung (bis auf den Sonderfall "Weit.Mitarb.") stammen aus den Datenbeständen der Personalabteilungen und werden technisch von der ADV-Abteilung des ZID den Whitepages zur Verfügung gestellt.

Bei eventuell mehreren an der gleichen Organisationseinheit aktiven Dienstverhältnissen kommt immer das laut Personalabteilung höherwertige zum Tragen (je höherwertiger die Funktionen, desto weiter oben scheinen die zugehörigen Personen in der Organisationseinheitsübersicht auf).

Wie ergibt sich die Reihenfolge der Personen in der Übersicht einer Organisationseinheit?

Personen werden in Funktionsgruppen, die der Funktionswertigkeit entsprechend gereiht sind, eingeordnet. Innerhalb dieser Funktionsgruppen ist die Reihenfolge lexikalisch. Die Namen der Funktionsgruppen (Funktion einer Person bzw. Art des Dienstverhältnisses) wird von den Personalabteilungen vorgegeben.

Spezielle Funktionen sind

  • zugeteilt,
  • lehrbeauftragt,
  • Tutor,
  • karenziert u.
  • Weit.Mitarb., die auch in fester Reihenfolge (wie aufgezählt von oben nach unten) stets am Ende einer Organisationseinheit dargestellt sind.
Wie lösche ich Funktionen bzw. einen Mail-Verteiler als Adressmanager?

Im  TISS-Adressbuch-Eintrag einer Organisationseinheit gelangt man nach "Daten ändern" über den Link "E-Mail-Verteilerlisten" in die Verwaltung der verschiedenen Funktionen bzw. Verteilerlisten. Im Abschnitt "Funktionen ändern" kann man sich die gewünschte Funktion aussuchen und in der jeweiligen Funktion ganz oben mit der Checkbox mit "Funktion löschen" bewirken.

Wie erstellt man eine spezielle @tuwien.ac.at-Mailadresse oder Mailinglisten?

Im  TISS-Adressbuch-Eintrag einer Organisationseinheit gelangt man nach "Daten ändern" über den Link "E-Mail-Verteilerlisten" in die Verwaltung der verschiedenen Funktionen bzw. Verteilerlisten. Im Abschnitt "Neue Funktion" kann unter Angabe eines Funktionsnamens mit dem Knopf "Funktion erzeugen" eine solche angelegt werden.

Die Wahl des Funktionsnamens muss mit Bedacht vorgenommen werden:

  • Neben der spezifischen generischen Adresse Funktionsname+Exxx@tuwien.ac.at ist üblicherweise auch implizit die Adresse Funktionsname@tuwien.ac.at gültig.
  • Der Name darf nicht mit bestehenden Familiennamen oder Funktionsnamen kollidieren, will man, dass "Funktionsname@tuwien.ac.at" eine gültige E-Mail-Adresse sein soll.
    Bei kollidierenden Funktionen wird die Adresse mit dem Fehlerhinweis, dass diese nicht eindeutig ist, beim Empfang abgewiesen.
    Kollidiert der Funktionsname mit einem Nachnamen, so dominiert der Nachname (d.h. dessen Weiterleitung).
    Man kann und sollte sich vorher mit Hilfe der Suchmaske der White Pages über eventuell bestehende Funktionen informieren.
  • Der Name sollte, falls notwendig - als Trennzeichen "-" enthalten, Leerzeichen und ev. andere Sonderzeichen werden ignoriert.
  • Die Länge des Namens sollte nicht allzu groß sein, damit der Name einprägsam bleibt.

Die E-Mail-Weiterleitung erfolgt dann entweder an alle angegebenen Inhaber oder an die im Attribut "Mail Zustelladressen" angegebenen Adressen (z.B. in Fällen, wo die Empfänger nicht als Personen in der Organisationseinheit aufscheinen).

Angaben in sonstigen Feldern werden nicht weiter berücksichtigt bzw. haben keine (sichtbare) Bedeutung.

FAQ Kategorie Spam-Blockierung, Mailoptionen

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