Als Mail-Client wird ein Programm bezeichnet, mit dem man E-Mails abrufen, verschicken und verwalten kann. Eine eindeutige Empfehlung fällt schwer, da alle Mail-Clients ihre Stärken und Schwächen haben. Meistens ist der persönliche Geschmack, Gewohnheit oder die Tatsache entscheidend, ob ein Programm schon Teil des installierten Betriebssystems ist. Letzter Punkt ist wohl für die weite Verbreitung von Microsoft Outlook Express ausschlaggebend. Leider war in der Vergangenheit auch gerade deshalb MS Outlook [Express] immer wieder Ziel von Viren-Attacken. Ein beliebter Mail-Client, obwohl nur mit englischer Oberfläche, ist Eudora (Campus Software), auch wenn die letzten Versionen schon ziemlich unübersichtlich wirken.

Ein Client, der in letzter Zeit immer beliebter wird, ist Mozilla Thunderbird. Es handelt sich dabei um einen reinen Mail-Client (also nicht Teil einer Browser-Suite), der recht kompakt und schon sehr ausgereift ist. Das Programm ist keineswegs mit Funktionen überladen, bietet jedoch alles, was ein durchschnittlicher Mail-Benutzer braucht. Das Programm ist frei verfügbar und von der Mozilla-Homepage, aber auch vom GoodieDomain Service des ZID beziehbar.

Eine Alternative zu den üblichen Mail-Clients stellt der Zugang über Webmail dar. Diese Art des Mailabrufs kann auf jedem Computer eingesetzt werden, auf dem ein Web-Browser installiert ist. Dabei braucht auf dem Computer selbst nichts konfiguriert werden. Der Webmail-Zugang ist daher überall dort von Nutzen, wo man selbst kein Mail-Programm installieren oder benützen kann, z. B. Auslandsaufenthalte, Internet-Café. Der Zugang erfolgt über http://webmail.tuwien.ac.at/.

Für die Übertragung der Mails zwischen Mail-Server und Webmail-Server selbst wird das IMAP-Protokoll verwendet. Daher findet man unter Webmail die gleiche Ordner-Struktur, die man mit einem IMAP-fähigen Mail-Programm angelegt hat und umgekehrt. Es muss aber erwähnt werden, dass das Webmail-Service teilweise etwas langsam sein kann, insbesondere bei sehr vielen und großen Mail-Ordnern.

Es gibt eine Anzahl an für den Server speziellen Einstellungen, die in jedem Mail-Programm zu machen sind, selbst wenn die Optionen je nach verwendetem Mail- Client manchmal leicht unterschiedlich benannt sind.

Folgende Einstellungen sind für POP3 und IMAP identisch:

POP3-spezifische Einstellungen:

Bei der Verwendung von POP3 sollte die Mailbox nicht zeitgleich von mehreren Stellen aus abgerufen werden, da die Mailbox dabei beschädigt werden kann.

Es wird empfohlen, die Intervalle für den Mailabruf nicht auf kürzere Intervalle als 5 Minuten (besser 10) zu stellen, insbesondere wenn die Mails nicht gleichzeitig vom Server gelöscht werden.

IMAP-spezifische Einstellungen:

Da IMAP und Webmail auf die gleichen Ordner zugreift, wird empfohlen, folgende schon vorkonfigurierte Standardordner zu verwenden: deleted-mail für gelöschte Mails, drafts für Entwürfe und sent-mail für verschickte Mails. Werden hingegen die vom jeweiligen Mailprogramm vorgeschlagenen eventuell anders lautenden Ordner verwendet, so gibt es dann eben mehrere Order mit gelöschten und verschickten Mails.

Derzeit verwendet der Großteil der Benutzer für den Mail-Abruf noch das POP3-Protokoll (Post Office Protocol). Mit diesem Protokoll werden Mails abgerufen, die auf dem Server in der so genannten Inbox (Mailbox für alle neu ankommenden Mails) vorliegen. Man kann dabei festlegen, ob die Mails nach dem Abruf vom Server gelöscht werden oder gespeichert bleiben sollen. Ruft man die Mails immer vom gleichen PC auf, ist die anschließende Löschung am Server sinnvoll. Möchte man die Mails abwechselnd von mehreren PCs abrufen, sollte man die Mails zuerst auf dem Server belassen, da man ansonsten auf jedem PC nur einen Teil der Mails abspeichern kann. Trotzdem sollte man von Zeit zu Zeit (je nach Mailaufkommen) für die Löschung der Mails auf dem Server sorgen, da dort nicht unbegrenzt Platz zur Verfügung steht. Im Allgemeinen werden bei Verwendung des POP3-Protokolls die Mails vollständig auf den abrufenden PC herunter geladen. Erst auf dem PC ist eine Einteilung der Mails in unterschiedliche Ordner möglich.

Das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) hat einige gravierenden Vorteile. Mails bleiben immer auf dem Server liegen, solange bis sie vom Benutzer gelöscht werden. Beim Mail-Check werden zunächst nur die Betreff-Zeilen (Subject) der Mails abgerufen und angezeigt. Erkennt man dabei schon unerwünschte Mails, so können diese schon auf dem Server gelöscht werden. Dies macht sich vor allem bei langsamen Internet-Verbindungen bezahlt. Der Mail-Inhalt (Body und Attachment) wird erst übertragen, wenn der Benutzer dies wünscht. Auf dem Server können Mail-Ordner (Folder) angelegt werden, in welche man die Mails je nach Thema verschieben kann. Egal von wo man seine E-Mails abruft, man findet immer die gleiche Ordner-Struktur vor. Man muss sich keine Gedanken mehr darüber machen, auf welchem PC man welche Mails abgespeichert hat. Wenn der eigene PC einmal neu installiert werden muss, braucht man keinen Verlust von Mails zu befürchten, da die Mails ja auf dem Server liegen. Das wäre zwar auch mit dem POP-Protokoll der Fall, wenn die Option "Mails auf Server lassen" aktiviert ist, doch wächst dabei die Inbox meist auf exorbitante Größen, was beim Mail-Abruf zu Problemen führen kann (langer Download, Verbindungsabbruch, hohe Serverbelastung usw.).

Für beide Protokolle wird empfohlen, die Inbox nicht zu groß werden zu lassen. Beim POP-Protokoll erreicht man dies durch entsprechende Einstellungen im Mail- Programm (Mails vom Server löschen, entweder sofort nach Übertragung, nach einer gewissen Anzahl von Tagen oder nach lokaler Löschung auf dem PC), beim IMAP-Protokoll durch Umverteilung der Mails auf Mail-Ordner.

Natürlich sollten auch die unter IMAP angelegten Mail-Ordner hin und wieder von nicht mehr benötigten Mails gesäubert werden, da der Plattenplatz (Disk Quota) mit derzeit 300 MB pro Benutzer begrenzt ist. Insbesondere diverse Jux-Attachments belegen im Laufe der Zeit viel Platz. Und auch "normale" große Attachments sollten eher vom Server gelöscht und auf dem PC oder auf einem sicheren Medium gespeichert werden.

Hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Konfiguration einiger Mail-Clients. In allen Beispielen wird als Ihr Name Maxi Mustermann mit Benutzername musterma ausgegangen. An den entsprechenden Stellen ist natürlich der eigene Name einzusetzen. Für Programme, die es mit deutschsprachiger Benutzeroberfläche gibt, wurde diese auch für die Beispiele verwendet.

LINUX

Evolution 2.0
KMail 1.7
Mozilla Thunderbird 1.5
Mozilla Thunderbird 2.0.0.5

WINDOWS

Mozilla Thunderbird 1.0 (1.8 MB)
MS Outlook 2010 (0.9 MB)

1 Für schon bestehende Accounts gelten auch die bisher verwendeten Adressen (z.B. benutzername@pop.tuwien.ac.at).

2 zserv sollte immer angegeben werden, da das SSL-Zertifikat auf diesen Namen lautet.

3 Seit 21. März 2009 erforderlich.

4 Für Eudora-Benutzer: Secure Sockets when Receiving:  "required, alternate Port"

5 Sichere Passwortübertragung durch SSL/TLS-Verschlüsselung.

6 Nur aus der Domäne tuwien.ac.at oder mit SMTP-Authentifizierung. Sonst SMTP-Server des Providers.